Control Diario de Operaciones

¿Tenemos que esperar hasta el día 20 del siguiente mes para ver la contabilidad del mes anterior? ¿Qué es el DOC report y cuándo debe estar listo?

¡Día 10!

Primeramente los estados financieros mensuales (entiéndase Estado de Situación y Estado de Ingresos, entre otros) deben estar listos para no más tarde del día 10 del siguiente mes, ésto de acuerdo con varias publicaciones de NADA (National Automobile Dealers Association) y otras asociaciones.

Daily Operation Control

En inglés, el Daily Operation Control (DOC por sus siglas en inglés) debe estar listo como lo dice su palabra: diario. Este DOC debe contener las operaciones hasta el día de ayer (por consiguiente no tenemos que esperar días luego del cierre de mes para ver datos importantes). El DOC nos permite identificar problemas prontamente y nos sirve de barómetro (medición). El DOC nos ayudará a medir la salud financiera ya que nos puede permitir conocer las tendencias en ganancia bruta (conocido como “front”) de autos nuevos y usados, piezas y servicios; además de conocer los gastos de ventas, operaciones y los gastos fijos.

Considerando que actualmente gran parte de los concesionarios tienen sistemas de computadoras robustos, sería correcto pensar que muchas de sus aplicaciones hacen interface con el mayor general. De por si, algunos de estos programas (“DMS” o “Dealer Management System”) ya tienen integrados Informes Ejecutivos similares a tener de frente un panel de instrumentos o “dashboard” como el que tenemos en nuestros autos.

Ciertamente varias actividades contables deben estar registradas diariamente en el mayor general. Estas incluyen las ventas de autos, ordenes de reparación, recibo de efectivo, facturación, desembolsos y otros. En estas tareas, encontraremos el obstáculo respecto a ciertas dificultades en registrar (llamado “finalized”) las ventas de autos diariamente. Este obstáculo y algunos otros deben minimizarse.

En ocasiones, hemos visto que algunos concesionarios invierten en DMS muy sofisticados pero carecen de los conocimientos para maximizar el uso de los mismos. Por consiguiente, invertir en conocer su DMS podría mejorar sus aplicaciones, obtener mejor información y ser más efectivos/rentables en el concesionario.

En los tiempos que estamos viviendo, tener información contable confiable y de forma oportuna es vital para llevar tu concesionario al próximo nivel.

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